Guía completa para gestores de agencias. Sin tecnicismos, paso a paso y con total seguridad para vuestras operaciones.
Hemos llegado a este punto tras un esfuerzo de desarrollo enorme: meses de trabajo para construir desde cero una plataforma que reemplaza a Students.Rent con un nivel de funcionalidades, solidez técnica y calidad que pocas herramientas del sector pueden ofrecer. Gestión de pisos, inquilinos, contratos, suministros, pagos, firma electrónica, facturación, portal público, IA integrada... todo en un solo sistema diseñado específicamente para vosotros.
🚀 Ahora el impulso depende de vosotros
El software está casi listo. Lo que determina si Viviant pasa a producción en tiempo récord — antes del inicio del nuevo semestre — es la implicación activa de cada socio y su equipo durante estos dos meses de prueba.
✅ Usar Viviant en el día a día
Con viviendas reales, en paralelo con Students.Rent. No reservarlo "para cuando esté perfecto".
🔍 Reportar todo lo que no funcione
Cada bug reportado en junio es un problema que no aparece en septiembre. Cuanto más detallado, más rápido se resuelve.
👥 Involucrar a los colaboradores
El equipo completo tiene que aprender Viviant ahora, no en agosto. Cada persona que lo use descubre cosas que los demás no ven.
💬 Nuestra parte del trato
Cada incidencia que reportéis tendrá respuesta en el menor tiempo posible. Cada mejora razonable que propongáis será evaluada y, si tiene sentido, implementada antes del arranque. Estamos en esto juntos — el éxito de la migración es un objetivo compartido.
📅 Videollamada semanal de seguimiento — pendiente de fijar día y hora
Necesitamos el compromiso de todos los socios a una videollamada semanal de seguimiento durante junio y julio. En ella revisaremos el estado de las pruebas, resolveremos dudas y alinearemos prioridades para la semana siguiente. Es una reunión corta (30–45 minutos) pero fundamental para que la migración avance al ritmo necesario.
Pendiente de confirmar: Necesitamos que todos los socios nos indiquen su disponibilidad para fijar el día y la hora que mejor se adapte a todos. Contactad con el equipo de Viviant para coordinar la primera sesión.
Viviant es el nuevo software de gestión de alquileres que sustituirá a Students.Rent. El objetivo de este documento es explicaros, de forma clara y sin tecnicismos, cómo y cuándo hacer la transición de un software al otro, garantizando que en ningún momento vuestras operaciones estén en riesgo.
Sin riesgo operativo
Ambos sistemas funcionan en paralelo durante la prueba
2 meses de prueba
Junio y julio para probar, ajustar y corregir en entorno real
Arranque en agosto
Antes del semestre, con todo el equipo ya entrenado
Cuando se cambia de software de gestión, el mayor riesgo no es técnico: es descubrir problemas en el momento equivocado. Si migráis todo de golpe en septiembre, justo en el inicio del semestre con contratos nuevos, cobros, etc., cualquier error pequeño puede convertirse en un problema serio.
Por eso la estrategia es probar en un entorno real pero controlado: pocas viviendas, sin dejar de usar Students.Rent como respaldo, durante los meses más tranquilos del año (junio y julio).
Migración "de golpe" — Riesgos
Migración progresiva — Ventajas
⚠️ Criterio clave: cómo elegir las viviendas piloto — máxima importancia
Solo tenemos junio y julio para hacer los tests, así que la elección de las viviendas condiciona directamente la calidad de las pruebas. Aquí van los criterios que maximizan el valor de cada semana.
📐 Máximo 3 habitaciones por vivienda
No elegir pisos grandes. El objetivo es cargar datos reales sin que la introducción manual se convierta en un problema en sí misma. 2-3 habitaciones es el equilibrio ideal entre realismo y agilidad.
🗓️ Inquilinos que lleven ya varios meses viviendo
Elegid viviendas con inquilinos que llevan al menos 2-3 meses. Esto permite cargar facturas de suministros pasadas ya emitidas (agua, luz, gas se facturan a mes vencido y muchas son bimestrales). Sin historial de facturas reales, el módulo de suministros no se puede probar correctamente.
🔁 Movimiento de inquilinos durante el período piloto
Es importante que haya entradas y/o salidas durante junio y julio — aunque sea una sola. Los cálculos proporcionales y el cierre de contrato son los flujos más críticos de verificar en condiciones reales.
Las tareas en cada fase tienen un orden específico porque hay dependencias entre entidades. No es posible saltarse pasos ni hacer las cosas en orden diferente sin encontrar errores o comportamientos inesperados.
Ejemplos de dependencias críticas:
No podéis crear un alquiler sin vivienda. Primero: subid la vivienda y sus datos completos. Luego: creáis el alquiler en esa vivienda.
No podéis crear un alquiler sin inquilino. Primero: registrad el inquilino con todos sus datos. Luego: vinculadlo al alquiler.
No podéis emitir una factura sin propietario asignado a la vivienda. Si olvidáis asignar propietarios, las facturas no tendrán datos fiscales correctos.
No podéis probar firma de contratos sin tener configurada la integración. Primero: activáis Yousign o Click&Sign en Configuración. Luego: podéis enviar contratos a firma.
No podéis crear pagos si no existen alquileres. Los pagos se vinculan a alquileres específicos. Alquiler → Pagos → Facturas.
💡 Regla de oro:
Si algo "no funciona" o da error, probablemente es porque falta un paso anterior. Revisar siempre que todos los datos requisitos están completos antes de pasar al siguiente.
Junio 2026 — semanas 1 y 2
En esta fase cada agencia configura su cuenta en Viviant y sube las primeras 3 viviendas de prueba.
Crear la cuenta de la Agencia en Viviant
Ya deberías tener acceso. Si no lo tienes, contacta con el equipo de Viviant para que te envíen la invitación.
Rellenar los datos de la agencia y configurar todos los parámetros
Nombre legal, dirección fiscal, logo, CIF, datos bancarios, política de pagos, tasas de recargo, días de vencimiento, configuración de suministros por defecto. Todo lo que aparece en Configuración de Agencia debe estar completo antes de empezar.
Crear cuentas de usuarios colaboradores
Invitad a todos los miembros del equipo que vayan a usar Viviant (administrativos, gestores) y asignadles sus perfiles de permisos. Es importante que lo usen todos desde el principio para detectar problemas de acceso.
Configurar los pagos online (Stripe)
Conectar vuestra cuenta de Stripe es obligatorio para la fase de prueba — cuando arranquéis en producción todo tiene que estar ya testado y funcionando. Ver sección 'Integraciones' más abajo.
Configurar el sistema de firma electrónica (Click&Sign o YouSign)
Elegid uno de los dos proveedores de firma y configuradles en Viviant antes de empezar a probar contratos. Si no lo tenéis claro, el equipo de Viviant os ayuda a elegir el que mejor se adapta a vuestro flujo.
Subir 3 viviendas de prueba
Las 3 viviendas pueden ser reales de tu cartera. De 2 de ellas introducirás propietarios, alquileres, suministros e inquilinos con datos reales para probar la operativa real. La 3ª vivienda, aunque sea real, se usará como entorno de test libre: sus propietarios, alquileres, suministros e inquilinos pueden ser ficticios o simplificados, para experimentar, simular errores y verificar correcciones sin afectar la operativa real.
Añadir o importar los alquileres vigentes
Introduce los alquileres activos de esas 3 viviendas: fechas, importes, fianzas y política de suministros. No hace falta que sean todos, solo los de las 3 viviendas elegidas.
Junio 2026 — hasta el viernes 10 de julio
Durante estas semanas gestionáis las 3 viviendas piloto íntegramente desde Viviant: cobros, contratos, incidencias, etc. Students.Rent sigue como respaldo.
Registrar pagos en Viviant — incluyendo meses anteriores
Registra en Viviant todos los pagos de los alquileres importados: tanto los del mes en curso como los de meses anteriores que ya estén cobrados. Márcalos como 'pagado' con la fecha y método de pago reales. Hazlo también en Students.Rent mientras dure el período de prueba paralela.
Verificar el área privada del inquilino
Cread inquilinos de prueba en la vivienda de test y usad esas cuentas para entrar al portal del inquilino. Verificad que ven correctamente sus pagos, pueden descargar el contrato, consultar suministros y comunicarse desde el área privada.
Reportar cualquier problema o mejora
Cualquier cosa que no funcione como esperáis o que echéis en falta: enviad un email a Fran con copia a Davide. El reporte tiene que ser lo más detallado posible para que el problema se pueda reproducir: qué estabais haciendo, en qué pantalla, qué datos habíais introducido, qué resultado obtuvisteis y qué esperabais obtener. Decir 'no funciona' no es suficiente — sin contexto no se puede diagnosticar ni resolver.
Revisión a mitad de julio
El equipo de Viviant hará una revisión conjunta con cada agencia para ver el estado de los bugs y mejoras antes del arranque definitivo.
Cómo sacar el máximo partido a estos 2 meses
El objetivo no es solo que el software funcione, sino que vosotros lo conozcáis a fondo antes de depender de él al 100%. Eso solo se consigue usándolo en situaciones reales, incluyendo las difíciles. Aquí van las pruebas que más valor tienen:
Funcionalidades críticas a testear específicamente en Fase 2
Además de todas las funcionalidades de gestión de alquileres, pagos y suministros que ya se han estado testando durante meses, la Fase 2 requiere testing exhaustivo de los siguientes módulos que son nuevos o requieren validación especial:
💰 Precios dinámicos
Creación de reglas de precios, cambios estacionales y cálculo automático
📅 Reservas desde portal
Flujo completo de reserva online desde el portal inmobiliario público
🎫 Tickets de soporte
Creación, asignación, seguimiento y cierre de tickets
📞 Citas
Gestión de citas con inquilinos, propietarios y terceros
📄 Documentos compartidos
Subida, organización y compartición de documentos con permisos
📖 Manuales de tareas
Creación, organización y seguimiento de tareas procedimentales
📝 Solicitudes de contrato
Prórrogas, rescisiones anticipadas y cambios contractuales
🧹 Limpiezas
Gestión de limpiezas, proveedores, calendarios y facturación
🔧 Mantenimiento
Gestión de incidencias de mantenimiento, proveedores y reparaciones
⚠️ Importancia:
Estas funcionalidades serán críticas para la operativa diaria en producción. Descubrir problemas ahora (cuando la operativa se prueba en paralelo) es infinitamente mejor que encontrarlos en septiembre durante el arranque real.
Elementos técnicos a verificar durante la prueba
Además de probar la funcionalidad, prestad atención a estos detalles técnicos:
✓ Traducciones en todas las secciones
Buscad textos mal traducidos, incompletos o fuera de contexto. Especialmente en modales, mensajes de error y ayudas contextuales.
✓ Errores visuales en modo oscuro
Si usáis modo oscuro, verificad que el contraste es correcto, que los iconos se ven bien, que los botones están visibles y que los colores comunican lo mismo que en modo claro.
✓ Fluidez de navegación
¿Todos los botones llevan donde deberían? ¿Las transiciones entre pantallas son lógicas? ¿El flujo tiene sentido?
✓ Consistencia de comportamientos
Si un botón hace algo en una pantalla, ¿hace lo mismo en otras pantallas similares?
Comparad los resultados con Students.Rent
Para las 2 viviendas piloto reales (no la de test), tenéis ambos sistemas funcionando en paralelo. Aprovechadlo para verificar que los números cuadran. Si en Students.Rent el reparto de suministros de julio da un resultado y en Viviant da otro, hay que entender por qué. Puede ser un bug, puede ser que Viviant calcula mejor, o puede ser que hay un dato mal introducido.
🔍 Suministros del mes
¿El importe que calcula Viviant para cada inquilino coincide con el de Students.Rent? ¿Aplica correctamente los días de estancia, los cambios de titularidad de contador, los importes de provisión vs. real?
🔍 Pagos y recibos
¿Los importes que genera Viviant para el alquiler, la fianza y los gastos de gestión son exactamente los mismos que en Students.Rent? ¿Las fechas de vencimiento coinciden?
🔍 Cálculo de importes proporcionales
Si un inquilino entra o sale a mitad de mes, ¿Viviant calcula bien la parte proporcional? Comparadlo con lo que hacéis manualmente o en Students.Rent.
🔍 Reparto entre propietarios
Si un piso tiene varios propietarios con porcentajes distintos, ¿el desglose de Viviant es correcto?
Probad los casos de error y corrección — los más importantes
En el día a día siempre hay errores humanos: un importe mal introducido, una factura de suministros con el período equivocado, un pago marcado como cobrado cuando no lo estaba. El período piloto es el momento ideal para aprender cómo los gestiona Viviant, sin consecuencias reales. Os recomendamos probar deliberadamente estos escenarios:
⚡ Factura de suministro con importe incorrecto
Cómo probarlo: Subid una factura de agua o luz con un importe equivocado. Verificad que el sistema la reparte entre los inquilinos. Luego corregid el importe y comprobad que el reparto se actualiza correctamente y que el historial queda registrado.
Por qué es importante: Este es uno de los errores más frecuentes. Es clave saber cómo corregirlo sin romper los pagos ya generados.
⚡ Alquiler con importe equivocado
Cómo probarlo: Cread un alquiler con un precio mensual incorrecto (ej: 450€ en lugar de 500€). Marcad el primer mes como pagado. Luego corregid el importe a 500€ y observad qué pasa: ¿se recalcula el cobro pendiente? ¿Aparece la diferencia como deuda?
Por qué es importante: Saber cómo Viviant gestiona una corrección de importe en un contrato activo es fundamental para no tener que borrar y recrear todo.
⚡ Pago marcado como cobrado por error
Cómo probarlo: Marcad un mes como pagado sin que lo haya sido. Luego desmarcadlo. Comprobad que el estado vuelve a 'pendiente' correctamente y que no queda ningún registro erróneo en el historial.
Por qué es importante: Pasa habitualmente. El flujo de corrección tiene que ser claro y reversible.
⚡ Período de suministro introducido mal (fechas)
Cómo probarlo: Subid una factura con un período incorrecto (ej: diciembre en lugar de enero). Verificad el reparto. Luego corregid las fechas y comprobad que el sistema recalcula a qué inquilinos corresponde según su estancia en esas fechas.
Por qué es importante: Los cambios de inquilino a mitad de período de facturación son habituales y complicados de gestionar manualmente.
⚡ Rescisión anticipada y recálculo de fianza
Cómo probarlo: Simulad que un inquilino piloto rescinde antes de tiempo. Aplicad la penalización correspondiente. Comprobad cómo Viviant gestiona la devolución parcial de fianza y si genera los documentos correctos.
Por qué es importante: Las rescisiones anticipadas son complejas y generan muchas dudas. Aprenderlo sin presión real es muy valioso.
⚡ Colaborador que sube datos incorrectos
Cómo probarlo: Pedid a un colaborador del equipo que introduzca datos erróneos en una factura o un alquiler. Luego el administrador los corrige. Verificad que el sistema registra quién hizo cada cambio y cuándo (auditoría de acciones).
Por qué es importante: En equipos con varios usuarios, saber quién modificó qué y poder revertirlo es crítico para la trazabilidad.
Probad también vuestros casos "difíciles" habituales
Cada agencia tiene situaciones recurrentes que en Students.Rent eran incómodas de gestionar. Este es el momento de ver cómo las maneja Viviant. Algunos ejemplos:
Agosto 2026
Una vez verificado que Viviant funciona correctamente, se borra lo utilizado en pruebas y se importan todos los datos reales de Students.Rent de forma masiva.
Borrado de datos de prueba
El equipo de Viviant elimina toda la información subida durante la fase piloto. Quedará como una instalación limpia.
Exportación de datos desde Students.Rent
El equipo de Viviant os indicará exactamente qué exportar y en qué formato. Típicamente: pisos, habitaciones, propietarios, inquilinos y contratos activos.
Importación masiva en Viviant
El equipo de Viviant importa todos vuestros datos. Vosotros revisáis que todo esté correcto antes de empezar a operar.
Formación final del equipo
Una sesión breve para asegurarnos de que todo el equipo sabe usar Viviant para las operaciones del día a día.
¡Arranque oficial!
A partir de aquí, Students.Rent queda en modo solo-lectura o se da de baja. Viviant es vuestro sistema principal.
Algunos procesos en Viviant funcionan de forma diferente a Students.Rent. Esto no es un error: es diseño deliberado. Algunos cambios son mejoras claras, otros son enfoques diferentes que resultan más seguros o más flexibles. Entender esto es importante, especialmente para nuevos usuarios.
Ejemplos de cambios intencionales
Cálculo de suministros: Viviant recalcula automáticamente cuando cambias un dato. En Students.Rent lo hacías manualmente. Es mejor, pero diferente.
Corrección de pagos: En Viviant puedes deshacer un pago marcado como pagado. En Students.Rent era irreversible. Más seguro.
Fianzas: Se tratan como depósitos, no como ingresos. Fiscalmente correcto, pero requiere mentalidad nueva.
Contratos firmados: Se almacenan centralizadamente. No necesitas acordarte dónde guardaste un PDF de hace 2 años.
Vuestra opinión cuenta
Si un comportamiento os parece mejorable, reportadlo. No asumáis que "así tiene que ser".
Evaluaremos juntos si el cambio tendría sentido en la estructura actual.
Si después del análisis es una mejora, la implementaremos.
En especial para nuevos usuarios: Preguntar "¿por qué funciona así?" es siempre bienvenido. Entender la lógica os hará mucho más eficientes.
Antes de empezar a operar con Viviant, cada agencia debe preparar la siguiente información y documentación. La mayoría ya la tenéis, solo hay que introducirla en el sistema.
Viviant se conecta con varios servicios externos que ya usáis o podéis usar para mejorar vuestra gestión. Aquí explicamos para qué sirve cada uno y cómo activarlo.
⚠️ Integraciones obligatorias:
Estas integraciones son necesarias para la operativa de Viviant. El resto son opcionales.
Leer antes de empezar las pruebas
Las siguientes áreas están funcionales pero requieren atención especial, pruebas exhaustivas o acciones concretas antes de poder considerarse operativas al 100%. Es fundamental que los socios sean conscientes de estos puntos durante el período piloto.
Gestión de usuarios colaboradores
Requiere pruebas exhaustivasLa gestión de usuarios (colaboradores, perfiles de permisos, accesos) utiliza la arquitectura nativa de Base44. No se le ha dedicado mucho tiempo de desarrollo específico, por lo que hay aspectos que pueden fallar o comportarse de forma inesperada. Os pedimos que probéis a fondo la creación de usuarios colaboradores, la asignación de permisos y el acceso con distintos roles. Cualquier comportamiento raro reportadlo con detalle.
Integración Click&Sign (Lleida.net)
Pendiente de conexión con cuenta resellerLa integración está técnicamente terminada, pero falta conectarla a la cuenta reseller que tenemos con Lleida.net. Una vez conectada, Students.Rent y Viviant compartirán la misma cuenta y los mismos créditos, de forma simultánea.
📋 Lo que está pendiente:
• Vincular Viviant a la cuenta reseller actual de Lleida.net
• Los créditos serán compartidos entre Students.Rent y Viviant durante la fase de transición
• En agosto, durante la importación masiva, se vincularán automáticamente los contratos firmados en Students.Rent a los alquileres importados en Viviant
Integraciones con portales externos
Acción requerida por los sociosLas integraciones con Uniplaces, Spotahome, HousingAnywhere y Spaceest están pendientes de iniciar. Para poder desarrollarlas necesitamos documentación técnica y acceso API de cada plataforma.
📬 Qué hace falta de cada portal:
⚠️ Acción requerida — pendiente de asignar responsable
Es necesario que un socio se comprometa a contactar con cada uno de estos portales para obtener la documentación y las claves. Sin esto no es posible desarrollar las integraciones. Hay que decidir quién asume esta gestión antes del 12 de junio.
Módulo de Facturación
Más reciente · Menos testado · Alta prioridadEs el módulo más reciente, menos testado y más delicado de todo Viviant. La lógica de facturación varía entre agencias (series, tipos de IVA, TicketBAI, Holded, etc.) y requiere adaptación específica para cada una.
🔍 Qué hay que verificar con cuidado:
• Configuración de series de facturación para cada agencia
• Generación correcta de borradores desde pagos
• Emisión de facturas y numeración correlativa
• Integración con TicketBAI (si aplica) — probar primero en modo sandbox
• Sincronización con Holded (si la usáis)
• Facturas rectificativas y anulaciones
Dedicad tiempo específico a este módulo durante la fase 2. Los bugs aquí tienen impacto fiscal real.
Módulos de Limpiezas y Mantenimiento
Sin testear · Desconectados de facturaciónEstos dos módulos se desarrollaron hace tiempo y nunca han sido testados en condiciones reales. Tampoco hemos recibido indicaciones sobre la lógica de negocio, flujos de trabajo o necesidades específicas de las agencias.
⚠️ Limitaciones actuales conocidas:
• No están conectados al módulo de Facturación
• No tienen serie de facturación asignada
• Posiblemente requieran cambios importantes de lógica y flujos
• La integración con facturación se dejará para una fase posterior
📋 Lo que necesitamos de vosotros:
Que nos contéis cómo gestionáis actualmente las limpiezas y el mantenimiento: quién las hace, cómo se cobra, si se factura al propietario o al inquilino, si hay proveedores externos, etc. Con esa información podemos adaptar los módulos a la realidad de vuestro día a día.
Cuando llegue agosto y hayamos verificado que todo funciona, haremos la migración completa de vuestros datos desde Students.Rent a Viviant. Solo se importarán contratos activos y futuros, con inquilinos activos. Los contratos históricos (finalizados) permanecerán en Students.Rent como referencia. El proceso es el siguiente:
Exportación desde Students.Rent
El equipo de Viviant exportará solo contratos activos y futuros, junto con los inquilinos vinculados a ellos. Los alquileres finalizados se quedan en Students.Rent como histórico.
Revisión y limpieza de datos
Antes de importar, revisamos que los datos estén completos y sin duplicados. Detectamos cualquier problema antes de que entre en el sistema.
Borrado de datos piloto
Se eliminan todas las viviendas, contratos e inquilinos introducidos durante la fase de prueba. El sistema quedará completamente limpio.
Importación en bloque
El equipo de Viviant importa: pisos, habitaciones, propietarios e inquilinos activos, y contratos activos/futuros. Viviant generará automáticamente los pagos para el mes actual y próximos meses.
Revisión y ajuste manual de pagos
Viviant crea automáticamente los pagos futuros, pero es necesario revisar que sean correctos. Además, los pagos ya cobrados en meses anteriores en Students.Rent tendrán que marcarse manualmente como 'pagados' en Viviant (con la fecha y método de pago original) a través de la plataforma.
Verificación conjunta
Cada agencia revisa que sus datos son correctos en Viviant antes de empezar a operar. Si hay algún error, se corrige antes del arranque.
Arranque definitivo
A partir de este momento, Viviant es vuestro sistema principal. Students.Rent se mantiene en acceso de lectura como respaldo durante algunos días si es necesario.
Para que la migración sea realmente exitosa, no basta con que Viviant "funcione". Necesitáis entender por qué está diseñado así. Cada decisión de diseño responde a un principio. Aquí van los principales:
🎯 Principio 1: Minimizar errores antes de que ocurran
Viviant intenta que no podáis cometer ciertos errores. Por ejemplo: no podéis marcar un alquiler como "pagado" si no habéis introducido el importe. No es una restricción molesta: es una protección. Si alguna función os parece "lenta" o "burocrática", probablemente es porque está previniendo un error común.
🔧 Principio 2: Máxima flexibilidad dentro de las reglas
Viviant no impone "la única forma correcta de hacer las cosas". Pero sí impone reglas que previenen caos. Por ejemplo: no podéis tener dos inquilinos con DNI idéntico (eso crearía confusión). Eso es una regla. Pero podéis entrar el contrato como querráis, asignar propietarios de formas diferentes, usar suministros personalizados, etc. Eso es flexibilidad.
📐 Principio 3: Auditoría completa y reversibilidad
Cada cambio que hacéis en Viviant se registra quién lo hizo y cuándo. Casi todo es reversible. Si un colaborador sube datos mal, vosotros (el admin) podéis ver exactamente qué cambió y deshacerlo. Esto es especialmente importante para equipos con varios usuarios.
🤝 Principio 4: Los números siempre cuadran
Viviant está diseñado para que nunca haya "dinero perdido" en el sistema. Si marcáis un pago como "pagado" por 500€, hay 500€ que explican en algún sitio. Si cambiais un importe de alquiler a mitad de contrato, Viviant recalcula automáticamente lo que se debe. Todo es trazable.
🌍 Principio 5: Fiscal y legalmente correcto desde el primer día
Viviant no genera facturas "a ojo". Cada factura tiene un número de serie correlativo, un importe calculado correctamente, y datos fiscales de la agencia capturados en ese momento. Si hacéis una rectificativa, está correctamente vinculada a la original. Esto no es solo "bonito": es obligatorio por ley.
💭 Implicaciones prácticas de esta filosofía:
Esta estrategia de migración progresiva es, en nuestra opinión, la única forma segura de cambiar de software de gestión sin arriesgar la operativa del semestre. Aquí van algunas reflexiones honestas:
✅ Por qué esto va a funcionar
Viviant ya tiene implementadas todas las funciones críticas: gestión de pisos, inquilinos, contratos, pagos, suministros y firma electrónica. El período de prueba servirá principalmente para ajustar detalles específicos de vuestro flujo de trabajo, no para desarrollar funciones nuevas. Los bugs que aparezcan en junio/julio serán, en su mayoría, de rápida solución.
⚠️ Lo que hay que tener en cuenta
Ningún software es perfecto desde el primer día en un entorno real. Lo importante es tener un canal directo de comunicación con el equipo de Viviant para reportar y resolver problemas rápidamente. La velocidad de respuesta ante un bug es lo que marca la diferencia entre una migración exitosa y una problemática.
💡 Qué pedimos a cada agencia
Que uséis Viviant activamente durante junio y julio en 3 viviendas piloto con características complementarias:
1. Una vivienda con casos operativos complejos (real, en producción)
Elegid una con situaciones complejas: entradas y salidas en distintos días del mes, políticas de suministros mixtas (unos incluidos, otros con provisión), políticas de contrato variadas. Máximo 3 habitaciones. Inquilinos que llevan meses para poder cargar facturas pasadas. ¿Por qué? Si Viviant funciona con casos difíciles, funcionará con todos.
2. Una vivienda estándar con historial (real, en producción)
Contrato mensual tradicional, políticas simples, suministros con política uniforme. Máximo 3 habitaciones. También con inquilinos ya establecidos y facturas de suministros previas disponibles. ¿Por qué? Verifica que la operativa básica es fluida, y las facturas históricas permiten probar el módulo de suministros con datos reales.
3. Una vivienda de test libre (datos ficticios, sin entorno real)
Una vivienda creada específicamente para hacer pruebas a medida: simular escenarios que no ocurren en las otras dos, probar flujos de error, rescisiones anticipadas, correcciones de importes, etc. Los datos pueden ser ficticios. ¿Por qué? Permite experimentar sin miedo a afectar la operativa real. Es el "sandbox" del equipo.
Que reportéis cualquier problema o sugerencia de forma específica (qué intentabais hacer, qué pasó), y que tengáis paciencia con los primeros días. A cambio, el equipo de Viviant se compromete a responder y resolver cada incidencia lo antes posible.
🎯 El objetivo final
Llegar a septiembre con un software que conocéis, que funciona, que os ahorra trabajo y que os da más control sobre vuestra cartera. Viviant está diseñado específicamente para gestores como vosotros, y cada mejora que reportéis durante la prueba beneficia a toda la red de agencias.
Resumen del calendario
Fase 1
En cursoJunio 2026 · semanas 1 y 2
⚠️ Límite: viernes 12 de junio
Fase 2
En cursoJunio–Julio 2026
⚠️ Límite: viernes 10 de julio
Fase 3
PróximamenteAgosto 2026
⚠️ Preparación lista: 24 de julio
Toda la documentación de Viviant está disponible en el portal, accesible para todas las agencias y colaboradores. Os pedimos que la leáis con atención y que, si encontráis algo incorrecto, incompleto o mejorable, nos lo hagáis saber. Vuestra experiencia real es la mejor fuente para mejorar estas guías.